Préparer la RÉUNION

La préparation est une phase déterminante pour la réussite de la réunion.

Pour faciliter le suivi du travail préparatoire, il est nécessaire de dresser une liste de contrôle (ou check-list) qui récapitule chronologiquement toutes les tâches à réaliser jusqu'au jour de la réunion (jour J).

Exemple de liste de contrôle pour préparer une réunion

Les participants

Nombre et qualité des participants : Il est souhaitable de réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace.

Il est également nécessaire d’harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

L'ordre du jour

Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les différents sujets de l’ordre du jour.

Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.

date

Selon la nature de la réunion, la date pourra être imposée par la hiérarchie, ou choisie en fonction des disponibiltés des participants.

S'il est nécessaire de trouver une date où les participants sont disponibles, les périodes de vacances scolaires doivent notamment être évitées dans la mesure du possible. On pourra mettre en place un Sondage Doodle pour faciliter la procédure.

Si l'entreprise a implanté le logiciel Outlook et que les salariés utilisent les fonctions d'agenda, celui-ci propose des fonctionnalités pour simplifier la recherche d'une date convenant à chacun.

La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.

Réservation de la salle et du matériel

L'environnement dans lequel la réunion se déroule est très important car il facilite le travail du groupe.

La salle devra être choisie en fonction des contraintes suivantes :

  • Capacité d'accueil de la salle (en terme de places assises);
  • Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation);
  • Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur, paperboard, tableau blanc...);
  • Besoin d’un accès à internet ou à des postes informatiques;
  • L'accès à un espace détente avec café et boissons fraîches est souhaitable pour les moments de pause et de convivialité pour des réunions longues (plusieurs heures).

La disposition des tables devra notamment être choisie en fonction de la finalité de la réunion:

Si l'entreprise ne dispose pas d'une salle adaptée ou suffisamment grande, elle devra louer un local à l'extérieur. Par exemple, de nombreux hôtels proposent la location de salle de réunion ou de séminaire.

PRÉVENIR LES PARTICIPANTS

Il existe deux manières de prévenir les participants:

  • Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Il s’agit de contraintes réglementaires permettant de valider le déplacement des personnels.
  • Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation.

On diffusera l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion.

Eventuellement, transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.

Préparation des supports

Pour que la réunion soit efficace, il est généralement indispensable de présenter ou remettre diverses informations aux participants: diaporama, documents imprimés et rassemblés dans des chemises et qui seront disposés à la place de chacun des participants, tableaux, graphiques... Ces supports devront être réalisés suffisamment à l'avance pour pouvoir être vérifiés par la hiérarchie et leur apporter les corrections nécessaires.

Il est judicieux de créer des chevalets si les participants ne se connaissent pas, indiquant par exemple les nom, fonction, service, entreprise de chacun.

Pour les réunions faisant intervenir des personnes ayant un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de permettre aux services financiers de valider les frais de déplacement.

Préparation de la salle

Le bon état de fonctionnement des équipements doit être vérifié avant la réunion. De même, vous devrez vous assurer que vous maîtriser l'utilisation du matériel avant la réunion.

Vous pouvez consulter ma page comment brancher et utiliser un vidéoprojecteur.

Juste avant la réunion, il faudra encore:

  • Disposer les tables et chaises de manière adaptée
  • Brancher le matériel
  • Disposer les chevalets, dossiers sur les tables
  • Vérifier la présence de papier, stylo, marqueurs pour tableau...
  • Régler la température de la salle
  • Préparer boissons, café...


Suite: animer la réunion

 

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