Le classement

Partie II - Le mode de classement

Comme cela a été vu précédemment, pour mettre en place une bonne méthode de classement, il faut suivre plusieurs étapes.

La première consiste à choisir les conditions matérielles, c'est-à-dire les éléments physiques tels que le mobilier et le matériel. C'est ce qu'on appelle le mode de classement.

Vous allez commencer par observer les différents éléments qui permettent le classement

Le bureau comprend un certain nombre de meubles, ou MOBILIER

Photographies de divers mobiliers de bureau

Reliez chaque élément à son nom:

A - Un bureau avec un téléphone, un poste informatique, une tablette et un grand tiroir

B - Un meuble à tiroirs sur roulettes

C - Une armoire à portes coulissantes

D - Un meuble à rayonnages ou étagères

E - Une colonne à clapets

Corrigé:

1C - 2D - 3E - 4B - 5A

Le matériel de classement se range dans le mobilier.

Photographies de divers matériels de classement

Reliez chaque élément à son nom:

A - Des corbeilles ou bannettes

B - Des classeurs

C - Des dossiers suspendus

D - Des chemises à élastiques

E - Des chemises et sous-chemises

F - Des boites d’archives

Corrigé:

1A - 2D - 3B - 4E - 5F - 6C

Typologie des documents

On rangera les documents différemment selon leur usage:

  • les dossiers en cours de traitement devront rester à porter de main;
  • les dossiers courants, généralement nombreux, doivent être rapidement accessibles et il faudra tenir compte de l'évolution de leur nombre;
  • divers autres documents, de natures variées, seront utilisés plus ponctuellement;
  • certains documents n'ont plus d'usage immédiat et seront archivés.

Il faut donc commencer par identifier le type de documents avant de le classer de manière adéquate.

D'après-vous, à quelle catégorie appartient chacun des documents ci-dessous?

  1. Dossiers clients
  2. Nouveaux courriers
  3. Commandes en attente de livraison auprès des fournisseurs
  4. Brochures publicitaires
  5. Dossiers fournisseurs
  6. Recrutement d'un commercial en cours
  7. Documents comptables de l'année en cours
  8. Dossiers du personnel
  9. Réclamations des clients à traiter
  10. Dossiers d’anciens salariés
  11. Comptes-rendus des réunions hebdomadaires d’il y a 2 ans
  12. Notices d’utilisation du photocopieur
  13. Articles de presse
  14. Bilans comptables des 3 années passées
Corrigés:

1B 2A 3A 4C 5B 6A 7B 8B 9A 10D 11D 12C 13C 14D

Application pratique

Où rangeriez-vous les éléments suivants?

Il convient bien-sûr d’affecter le bon matériel à chaque mobilier, et de tenir compte de la nature du document..

  1. Les dossiers de nos 287 clients, triés par ordre alphabétique:
  2. Les dossiers des salariés qui ont quitté l'entreprise:
  3. Les fiches décrivant les procédures de l'entreprise:
  4. Les notices et mode d'emploi des PC, imprimantes et photocopieurs:
  5. Les commandes de fournitures, triées par date:
  6. La revue technique mensuelle à laquelle nous sommes abonnés:
  7. Les demandes de renseignements arrivées par courrier, et non traitées:
Corrigés:
  1. dans des chemises, dans une armoire à dossiers suspendus
  2. dans des boites à archives, dans un meuble à rayonnages
  3. dans un porte-vues, dans un meuble à clapets
  4. dans un tiroir plat
  5. dans un classeur, dans l'armoire
  6. dans des porte-revues, dans l'armoire ou un rayonnage
  7. dans une bannette sur le bureau

Partie III - Les ordres de classement

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